Iloista puheensorinaa, kohtaamisia, elämyksiä ja asiantuntijatietoa. Niistä koostui Terve Kerava100 -tapahtuma, jonka kansanterveysjärjestöjen paikalliset toimijat järjestivät osana kaupungin 100-vuotisjuhlavuoden ohjelmaa.
Tapahtuman koordinoi Keravan diabetesyhdistys, ja toteutukseen osallistui kaikkiaan täysi tusina Keravalla toimivia yhdistyksiä. Tavoitteena oli järjestää näyttävä yhteisesiintyminen ja kertoa samalla järjestöjen roolista asukkaiden hyvinvoinnin tukena ja julkisten palvelujen täydentäjänä.
Tavoite saavutettiin, sillä tapahtuma kokosi huhtikuisena lauantaina Keravan lukiolle viiden tunnin aikana lähes 450 kävijää. Paikalla hyöri noin 80 vapaaehtoista ja kymmenkunta muuta toteuttajaa. Kävijäpalaute oli enimmäkseen positiivista.
– Ihmiset ottivat hihasta kiinni ja kertoivat, että tälle pitää saada jatkoa, kuvailee tapahtuman sielu ja sydän, järjestelyistä päävastuun kantanut Leena Kirmanen Keravan diabetesyhdistyksestä.
Tarjolla tietoa ja toimintaa
Tapahtuman teemana oli hyvinvoinnin edistäminen nyt ja tulevaisuudessa. Teeman ympärille oli rakennettu monipuolinen ohjelma.
Tarjolla oli muun muassa luento unesta ja sen merkityksestä hyvinvoinnille sekä aivojumppaa ja tanssia. Järjestöt mittasivat pisteillään verensokeria, verenpainetta, kuuloa ja uloshengityksen häkäarvoja.
Mittauksista eniten veti väkeä verensokerin mittaus, jonka diabetesyhdistys toteutti yhteistyönä oppilaitoksen kanssa. Verensokereita mittasivat Keudassa näytteenottoa opiskelevat lähihoitajat osana opiskeluun kuuluvaa näyttöä.
Kaupungilla ja hyvinvointialueella oli omat esittelypisteensä.
Pienellä budjetilla ja isolla porukalla
Keravan kaupunki kutsui lokakuussa 2023 järjestöjä tuottamaan juhlavuoden tapahtumia.
– Se sai aikaan ajatuksen, että me järjestöt olemme merkittäviä toimijoita ja meidän on oltava mukana. Diabetesyhdistyksen idea otettiin hyvin vastaan, sillä kaikki pyydetyt yhdistykset lähtivät mukaan heti ensikysymällä, Leena Kirmanen muistelee.
Suunnittelu lähti napakasti käyntiin, sillä aikaa ei ollut hukattavaksi.
– Yhdistykset eivät olleet tienneet budjetoida tapahtuman kuluja, koska siitä ei ollut tietoa ennen marraskuun lopun ensimmäistä yhteiskokousta, Keravan diabetesyhdistyksen puheenjohtaja Kari Salminen kertoo.
Kaupunki kannusti toimintaan ja ohjeisti hakemaan tapahtumalle kohdeavustusta. Tapahtuman budjetti oli noin 2 300 euroa, ja siinä pysyttiin. Vapaaehtoistyön osuus oli merkittävä, noin 820 talkootuntia.
– Halusimme tarjota matalan kynnyksen mukavan ja elämyksellisen päivän, joten emme perineet pääsymaksua eikä toimintapisteistä ja esittelypöydistä peritty vuokria. Osa yhdistyksistä sai tuloa arpajaisilla ja kahviolla, Kari Salminen kertoo.
Ison osan budjetista veivät tilavuokrat ja esiintyjäpalkkiot. Markkinointikuluja syntyi lähinnä esitteiden painamisesta. Noin tuhat esitettä ja noin sata julistetta jaettiin jalkatyönä Keravalle ja lähiympäristöön. Muuten markkinointi ja viestintä hoidettiin mediatiedotteilla, lehtien yhdistyspalstoilla, somessa ja kaupungin omilla kanavilla.
Langat yksissä käsissä
Suunnittelun päävastuu oli Keravan diabetesyhdistyksellä. Muita vastuita jaettiin: tehtäväalueita olivat esimerkiksi viestintä, turvallisuus, lasten piirustuskeidas, kävijälaskenta, esiintyjien hankinta, pyörivän näytön toteuttaminen, arpajaiset ja kahvio. Kaikkien yhdistysten osaaminen oli yhteisessä käytössä ja kaikki auttoivat toisiaan.
Kustannusvastuista sovittiin kirjallisesti, että diabetesyhdistys vastaa rahaliikenteestä. Kaikki kulut kirjattiin erilliselle Kerava100 -tilille, ja näin taloudenhoito oli läpinäkyvää. Yhden yhdistyksen vastuuta rahaliikenteestä edellytti myös kaupunki.
Kaupungin kohdeavustuksen määrä ei ollut varmaa etukäteen. Siksi sopimukseen tuli maininta, että jos avustus ei kata kaikkia kuluja, tappiot tasataan kaikkien mukana olleiden yhdistysten kesken.
Ainutlaatuista yhteistyötä
Näin monen toimijan yhteistyönä tehtyä tapahtumaa ei ole aiemmin järjestetty ainakaan Keravalla.
– Olemme saaneet palautetta, että yhteistyömme hakee vertaistaan valtakunnallisestikin. Myös kattojärjestöt ovat ihmetelleet yhteistyön sujuvuutta, Kari Salminen myhäilee.
Tulevista tapahtumista ei ole vielä sovittu, mutta yhdessä tekeminen jatkuu tavalla tai toisella.
– Tapahtuman järjestäminen oli miellyttävä kokemus, vaikka se vaati paljon työtä. Yhdessä tekeminen tuottaa synergiaetua, joten on mielekkäämpää tehdä yksi iso yhteinen ponnistus kuin jokainen omansa, Leena Kirmanen pohtii.
Keravan vinkit tapahtuman järjestämiseen
- Johda jämäkästi, suunnittele huolellisesti ja dokumentoi tarkasti.
- Luo ilmapiiri, jossa kaikki kukat kukkivat ja ideat lentävät, näin saadaan hyvä kokonaisuus aikaan.
- Nimeä päävastuutaho.
- Tee kirjallinen sopimus kustannusvastuista.
- Kirjaa muut vastuut selkeästi.
- Pidä rahaliikenne erillään muista järjestöjen talousasioista.
- Pyydä mukaan kunta ja hyvinvointialue kumppaniksi tai tukijaksi.
